minidebconf_vie2016/planning/index.mdwn

   1 Es besteht die Absicht, 2016 in Wien eine
   2 [MiniDebConf](https://wiki.debian.org/MiniDebConf) abzuhalten.
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   4 Team-Kontaktdaten
   5 =================
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   7 Für interne Koordination wird eine nicht-öffentliche Liste von Telephonnummern in [[team.gpg]] geführt; beim Aktualisieren bitte an alle darin Aufgeführten verschlüsseln.
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   9 Timeline
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  12 * [[Kalender/2015-09-17]]: debienna findet MiniDebConf in Wien gut
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  14 * 2015-12-22 19:00 [[IrcChannel]] GO/NOGO1: OK von [Linuxwochen Wien](http://www.linuxwochen.at/Wien/) für Co-Hosting. Termin ist 2016-04-28 bis -05-01.
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  16 * "vor Weihnachten" / verpasst, vor Silvester: Save-The-Date an Debian-Umfeld (→ chrysn; done)
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  18 * 2016-01-15: Antworten über Kosten für Sonntag und Linuxwochen als offiziellen Veranstalter einholen (→ chrysn mit privacy; done / in Arbeit)
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  20 * 2016-02-05: Offizielle Ankündigung ([[in Vorbereitung|official announcement]]), CfP, gezielte Einladungen
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  22 * 2016-03-01: Deadline für Vortragseinreichungen (synchronisiert mit Linuxwochen)
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  24 Tasks
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  27 hilfreiche Resource: [[Miniconf Berlin 2010s ToDos|https://wiki.debconf.org/wiki/Miniconf-LT-Berlin/2010/ToDo]], [How conference organizers can create better attendee experiences](https://opensource.com/business/16/1/10-tips-for-event-organizers)
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  29 in Arbeit
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  32 * Kontaktaufnahme mit potentiellen Mitorganisatoren mit Organisationserfahrung (→ chrysn, noch offen: Aufarbeiten von Rückmeldunge)
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  34 * Koordination mit Videoteam (→ chrysn, noch keine Rückmeldung)
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  36 offen und dringend
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  39 * [[official announcement]] fertigmachen / offene Fragen dort klären
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  41 * Visum
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  43 * Travel funding / bursaries
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  45 * Unterbringung (Vorschläge) → Info-Seiten
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  47   * hostels zb "es gibt ab" (hostel brigittenau, ...)
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  49   * privacy fragt wegen Gruppentarif nach
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  51 * Presseaussendungen? / Lokale Usergroups (Bratislava etc.)
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  53 offen
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  56 * Zeit-/Raumplan abstimmen:
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  58   * Linuxwochen haben Do/Fr/Sa ab 10:00 Programm, Vorträge bis 17:00/18:00/17:00, dann Linuxwochen-Abendprogramm
  59   * Sonntag haben wir den Zugang von 09:00 bis 18:00 eingetragen. Am Sonntag
  60     werden haben wir die Räume im Erdgeschoß und den Ausstellerbereich für uns,
  61     Rest ist schon aufgeräumt / gereinigt -- damit sollte auch Cleanup/Shutdown
  62     schnell gehen.
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  64 * Budgetplanung
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  66   * Cleanup am Sonntag wird ca. 100-200€ kosten
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  68 * Sponsoren
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  70 * Abschätzung Personenzahl (50-150; schärfen!)
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  72 * FrontDesk, evtl. mit Linuxwochen-Booth, in diesem Fall: wo / wer / Zugänglichkeit?
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  74   * Wir können Frontdesk gemeinsam mit Linuxwochen-Frontdesk in der "Bucht" im Ausstellerbereich machen (dorthin werden durch die Gesamt-Linuxwochen-Beschilderung Leute geleitet), und bekommen direkt gegenüber einen Standplatz für Debian.
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  76 * Session chairs
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  78 * CFP
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  80 * CFP auswerten / Programmfestlegung
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  82   Highlights werden mglw. schon vor endgültiger Programm-Festlegung stehen, an privacy weiterleiten zwecks Integration in Linuxwochen-Ankündigungen?
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  84   Slot-Festlegung gemeinsam mit Linuxwochen, damit sich nicht Vorträge zu ähnlichen Themen überlappen
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  86 * Netzwerkinfrastruktur
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  88   Kommen wir mit dem aus, was die Location hat?
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  90   Vermutlich schon; wenn jemand vollen Internet-Zugang braucht (outgoing port 25 und solche Späße), brauchen wir im Vorfeld eine MAC-Adresse dafür, dann kann das auf FH-Seite freigeschalten werden.
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  92 * Design / Logo / Merch? http://common-shirts.org/
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  94 * Verpflegung Vortragende?
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  96 * Abendprogramm
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  98 * Vorschläge Lokale / Mittagessen
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 100 * Lightning Talks
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 102 * Badges
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 104 erledigt
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 107 * Zeitrahmen festlegen
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 109   Grob: Do/Fr MiniDebCamp, Sa/So MiniDebConf
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 111   Freitag ist Technologie-Tag bei Linuxwochen, evtl. Vorträge aus Debian-Umfeld?
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 113 * Termin festlegen
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 115   mit Linuxwochen Wien, 28.4.-1.5.
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 117 * Location auswählen
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 119   FH Technikum
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 121 * erstes GO/NOGO von Location
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 123   mündlich von Linuxwochen-Orga
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 125 * Save The Date an debian-devel-announce (mit "Sorry wegen Kollision mit Graz")
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 127 * Rechtliche Infrastruktur / Veranstalter (GmbR? → reox)
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 129   Linuxwochen sind Veranstalter
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 131 * Festsetzug Schwerpunktthema → alle
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 133   * brainstorming
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 135     * Groupware (auch Textschnittstellen?)
 136     * Embedded
 137     * Synchronisation / Datensicherung
 138     * Konfiguration und Policies
 139     * reproducible builds / CI
 140     * Graphik / artistic tools
 141     * security, sichere Konfiguration, privacy, let's encrypt, noip/dyndns
 142     * self hosting, energy aware self hosting
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 144   * klingt alles sehr nach "von groupware bis embedded / freedombox / self
 145     hosting u.ae." (→ chrysn: interessiert die das als Thema / wollen die das?)
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 147     * "von embedded debian bis zu groupware-servern: irgendwas um die freedombox", "freedombox ... ich bin noch auf der suche nach einem begriff, der das aussagt, was die freedombox meint, ohne gleichzeitig ein spezifisches projekt zu bezeichnen", "ich glaub einen projektspezifischen begriff als stellvertreter zu announcen und aehnliche projekte 'mitzumeinen' geht kommunikationstechnisch sehr leicht in die hose"
 148     * andere Projekte aus dem Umfeld: upribox.org
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 150 * Registrierung am Konferenzverwaltungssystem Linuxwochen-Manager: https://cfp.linuxwochen.at/en/MiniDC16/cfp/session/new
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 152   wir haben mit "[deb]" beginnende Slots, angelegt sind derzeit Talk-Kategorien für Embedded servers, Infrastructure, Packaging, Platforms, Project und Other sowie Workshop/Sprint und Other non-talk event.
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 154 * restliche rechtliche Rahmenbedingungen (Brandschutz, Sani, etc) → reox: Linuxwochen sind Veranstalter
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 156 * Anmeldung (Wiki (gab's schon, → Debian-Wiki)? Summit?): https://wiki.debian.org/DebianEvents/de/2016/MiniDCViennaEmbedded servers, Infrastructure